中小企業でAI研修を設計するとき、最初にやるのは業務棚卸しです。これはすでに広く知られた考え方で、私たちも何度か触れてきました。今回は一歩手前の話をします。棚卸しシートに「何を書いてもらうか」で、その後の研修の質がほとんど決まってしまうという話です。
「作業名」だけを書いてもらうと、研修が刺さらない
棚卸しシートを配ると、多くの社員は「受発注の確認」「見積書の作成」「問い合わせ対応」といった作業名を書いてくれます。これはこれで必要な情報ですが、作業名だけでは研修の中身を決める材料にはなりません。
作業名からわかるのは「何をしているか」です。研修を設計するときに本当に知りたいのは「どこで時間を使っているか」、もっと言えば「どこで迷っているか」です。同じ「見積書の作成」でも、テンプレートに数字を入れるだけの人と、過去の類似案件を探して条件を調整している人では、必要な研修がまったく違います。作業名のレベルで棚卸しを集めると、この違いが見えなくなります。
書いてほしいのは「迷った瞬間」
そこで私たちが棚卸しシートの設問を変えたのは、「どの作業に時間がかかるか」ではなく「どこで一度手を止めて考えたか」を書いてもらう形にしたことです。
具体的には、こういう聞き方にしています。
- 「この作業で、判断に迷った瞬間はどこでしたか」
- 「過去の資料やメールを探し直した場面はありましたか」
- 「誰かに確認しないと進められなかった場面はありましたか」
この3つに答えてもらうと、作業名の裏にある「判断」や「検索」や「確認」という、AIが支援しやすい部分が自然に浮き上がってきます。逆に、迷いなく手が動く定型作業は、ここには出てきません。それは研修の対象ではなく、別の整理(自動化や省略)で扱う話だと切り分けられます。
熊猫商店で試したこと
熊猫商店でも同じ聞き方を試しました。発注業務の棚卸しで「迷った瞬間」を聞いたところ、出てきたのは「発注量」そのものではなく、「前回と同じ量で大丈夫か、根拠を思い出すのに時間がかかる」という答えでした。
これは発注という作業名だけを集めていたら出てこなかった情報です。研修の対象は「発注の仕方」ではなく、「根拠を思い出す・確認する」という部分になります。実際の研修では、過去の数字をすぐに引き出して判断の材料にする練習にあてました。作業そのものの手順を教える研修よりも、現場の反応は良かったと感じています。
研修前に決めておくこと
棚卸しシートを配る前に、設問を決める段階で次を確認しておくと、後の研修設計がぶれません。
- 「作業名」ではなく「迷った瞬間」を聞く設問になっているか
- 誰が書くか(本人が書くか、上司が代筆していないか)
- 書いてもらった後、誰が「研修にする部分」と「研修にしない部分」を分けるか
この3点は地味ですが、研修の成果を左右する部分だと考えています。棚卸しは研修の前段階として扱われがちですが、実際には棚卸しの設問そのものが研修設計の一部です。
私たちは、自社のシステム開発とAI研修を、熊猫商店という実店舗で先に試す形で両方手がけています。もし棚卸しシートの設問づくりから一緒に考えたい場合は、DX・AI研修のページからご相談いただけます。